Le schéma de notification prévu à l’article 13 paragraphe (3) de la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel est désormais disponible auprès de la Commission nationale. Il comprend une notice explicative détaillant la procédure à suivre et les indications à fournir ainsi que des lexiques afférents.
Les formulaires de déclaration mis à disposition sont les suivants: un formulaire de notification préalable, un formulaire de notification d’une modification apportée affectant les informations relatives à un traitement notifié et un formulaire de notification de la fin d’un traitement de données ainsi qu’un formulaire spécifique de notification des traitements mis en œuvre aux seules fins journalistiques ou d’expression artistique ou littéraire.
Ces documents peuvent être téléchargés à partir du site Internet de la Commission nationale et être remplis par la suite en une ou plusieurs fois sur ordinateur (installation de Acrobat Reader nécessaire) ou à la machine à écrire.
L’utilisation de l’ordinateur est vivement recommandée et facilite considérablement la déclaration alors que les variables proposées dans les lexiques sont intégrées dans le formulaire électronique et qu’il suffit de sélectionner pour la plupart des rubriques à remplir, les informations qui correspondent dans les menus déroulants affichés.
Le formulaire dûment rempli doit être ensuite imprimé, signé par le responsable du traitement et envoyé à la Commission nationale pour la protection des données, 68 rue de Luxembourg, L-4221 Esch-sur-Alzette.
Conformément à l’article 43 de la loi les traitements de données à caractère personnel doivent être notifiés par les responsables endéans les quatre mois suivant le présent avis.
Les responsables du traitement dont les traitements faisaient l’objet lors de l’entrée en vigueur de la loi (1ier décembre 2002) d’une autorisation moyennant règlement grand-ducal ou arrêté ministériel "autorisant la création et l’exploitation d’une banque de données" ne sont tenus de notifier leurs traitements respectivement d’en demander l’autorisation préalable auprès de la Commission nationale qu’à l’expiration de la durée de validité de l’autorisation accordée sur base de la législation antérieure, mais au plus tard dans un délai de deux ans à compter de la date d’entrée en vigueur de la loi, c’est-à-dire au plus tard le 30 novembre 2004.
Communiqué par la Commission Nationale pour la protection des données