La décision afférente de la Commission nationale précise les principales finalités et conditions de leur mise en oeuvre et contribue ainsi à la transparence concernant les fichiers à l’égard des citoyens.
Les communes assurent de nombreuses missions d’intérêt public. À côté de leur rôle classique d’administration de la collectivité locale, de gestion des infrastructures publiques, et de l’office social, de l’alimentation en eau et énergie et d’évacuation et recyclage des déchets, elles offrent aussi un nombre croissant de services de plus en plus diversifiés aux citoyens, notamment dans le domaine des activités de loisir et d’assistance aux seniors.
Les communes utilisent et tiennent à jour de multiples fichiers comportant des données à caractère personnel. Les traitements afférents tombent dans le champ d’application de la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel et doivent être déclarés à la CNPD.
Comme les dispositions légales et les pratiques établies sont semblables d’une commune à l’autre, les modalités de traitements de données sont identiques pour une mission ou un service donné.
Dans un souci de simplification administrative, la Commission nationale vient d’adopter une notification-modèle pour les traitements de données à caractère personnel des communes élaborée en concertation avec le ministère de l’Intérieur, le SYVICOL et le SIGI, dont les applications informatiques mises à disposition des communes permettent de traiter les données en conformité avec les modalités précisées dans ladite notification unique.
Désormais, les communes pourront notifier leurs traitements de données à la Commission nationale sous la forme d’un simple engagement formel de conformité. La décision unique de la Commission nationale, énumérant les conditions et restrictions à respecter lors de la mise en oeuvre des traitements, contribue à l’information des citoyens et peut servir comme guide de référence et outil pratique pour les fonctionnaires communaux.
Les administrations communales attacheront par ailleurs une grande importance aux mesures organisationnelles et techniques destinées à assurer la confidentialité et la sécurité des données. Elles veilleront à soigner l’information des citoyens quant aux fichiers dans lesquels des renseignements personnels sont susceptibles de figurer (en intégrant systématiquement dans les correspondances afférentes (formulaires et questionnaires) une notice indiquant la finalité du traitement et les éventuels destinataires auxquels les données sont communiquées).
La décision unique ainsi que le formulaire y relatif sont téléchargeables sur le site Internet de la Commission nationale (www.cnpd.lu).
(communiqué par la Commission nationale pour la protection des données)